プレスリリース講座

こうすればもっと効果的!
プレスリリース作成・配信12のコツ!

PRワイヤーの便利な使い方やプレスリリースの書き方、海外配信の方法など、知っていると広報業務にきっと役立つ12のTips(コツ)を紹介します。


プレスリリースの書き方

基本編1「構成」

「プレスリリースを書くのは難しい」と考えている方は多いと思いますが、決してそのようなことはありません。プレスリリース特有の情報順序にしたがって構成していけば誰でも簡単に作成することができます。

プレスリリースの一番の特徴は「結論を先に書く」ということです。リリースを受け取った記者が取材開始の判断をすぐ下せるように、文頭に「誰が(Who)、いつ(When)、何を(What)、どこで(Where)、何故(Why)、どうやって(How)」という5W1Hをおさえたリード文を置きます。リード文では発表する企業・団体が主語となり、テーマである商品やサービスが目的語になります。

リード文に続く本文では主語と目的語を逆転させ、商品またはサービスを主語にして詳しく説明していきます。いわゆる「逆三角形」の文章構成にします。文章の基本と言われる「起承転結」ではなく、「結、起承転」の順番で説明します。こうすることで忙しい記者が途中で読むのをやめてもポイントが伝わります。また、本文にはリード文の5W1Hに、さらにもう一つのH、すなわち「How much」を加えると効果的です。

基本編2「プレスリリースに必要なもの」

プレスリリースで一番重要なことは、そのリリースに「未知の事実」が含まれているかどうかということです。言うまでもなくプレスリリースは“ニュース(News)”の材料ですので、「これから起こること」「これから発売されるもの」が掲載要素としての最低条件となります。「既に知られている事実」についてのリリースであれば、それにまつわる「新しい事実」を付加しなければなりません。

たまに勘違いされるのは、「新製品の売れ行きが悪いので」とか、「イベントの集まりが悪いので」といった理由で、同じリリースを2度3度と出すようなケースです。これはマスコミにとってはルール違反です。同じテーマのリリースを出す際は必ず何か新しい情報を付加してください。

リリースには「社会との関わり」が書かれているかも重要な要素です。自社の商品やサービスの説明だけではなく、それらが「社会」や「暮らし」「ビジネス」にどんな変化をもたらすか、あるいは新聞記事やテレビのニュースとして報道された際に、その情報が読者や視聴者にとっていかに有効であるかが情報価値の分かれ道になると言えます。

基本編3「プレスリリース的な表現とは?(上)」

リリースが持つ本来の目的、すなわちメディアの記者に読んでいただいて記事を書いてもらうという役割を考えると、プレスリリースならではの文章の書き方や表現が必要になります。

  • ●広報担当者がプレスリリースを書く場合、社内での計画書や企画書等の社内資料から書き起こされることが多いと思います。社内資料には、時にその会社の人にしかわからない用語や表現が含まれていることがあります。リリースは「部外者」や「素人」が読んでわるよう、専門用語や業界用語は排除してください。
  • ●必要以上に凝ったデザインを施しているリリースをたまに見かけますが、これはあまり意味がありません。記者にとって“読みやすいレイアウト”こそが良いレイアウトであり、簡潔こそ一番と考えていいでしょう。リリース本文も極力簡潔で正確な記述を目指してください。
  • ●プレスリリースは記者向けの一次情報です。新聞や雑誌の記事はメディアが取材・編集を加えて読者に発信する二次情報です。記事は客観性を印象付けるためにも、ほとんどが「デアル調」で書かれています。“記事に近い文体の方が記者の手間が省ける”との思いからかリリースを「デアル調」で書く方がいますが、一次情報としてのリリースは記者の方に読んでいただくものであり「デスマス調」で書くべきでしょう。
  • ※PRワイヤー会員企業の方々のリリースをぜひ参考にしましょう。
    http://prw.kyodonews.jp/open/top.do
基本編4「プレスリリース的な表現とは?(下)」

前号に引き続き、プレスリリースの文章表現上のポイントを紹介します。

●可能な限り1センテンスを短く!
忙しい記者が読む際に余計な時間を取らせないよう、文章は極力短く、1センテンスは最大でも50文字、3行止まりにしましょう。
●リリースは“手紙”ではない
リリースの文頭に「拝啓 時下ますます・・・」などの挨拶文は必要ありません。また、「何らかの形でご紹介いただきますよう・・・」といった懇願文は記者の不快感をあおるだけですのでやめましょう。
●用事、用語に注意を払う
差別語や不快用語には充分注意を払いましょう。外来語の表記や送りがな等は共同通信社刊「記者ハンドブック 新聞用字用語集」を参考にするとよいでしょう。
●タイトルは凝らずに素直に
記者からの「要は何なの」「ポイントは何なの」という問いにあらかじめ答えるつもりで考えてみてください。広告のキャッチコピーではありませんから、あまり凝った表現や奇抜な言葉を使う必要はありません。“その商品やサービスの良いところや伝えたいポイントを最も短く伝える表現”を探すとうまくいくことがあります。

海外配信

海外向けのプレスリリース1「海外向け/国内向けプレスリリースの違い」

PRワイヤーでは世界の主要な広報通信社と提携し、プレスリリースの海外配信サービスをご提供しています。最近では会員の皆様のご利用も増えていますが、リリース原稿の書き方や配信のルールなどに違いがあり、戸惑う方も見受けられます。そこで今号から海外向けプレスリリースの書き方についてご紹介します。ご参考のうえ、PRワイヤーの海外配信サービスをご利用ください。

海外向けのプレスリリースは、国内向けのそれとは作り方が少し異なります。日本のプレスリリースがあくまでも記者が記事を書くための原料・材料であるのに対し、海外向けの場合はリリース自体が記事体で書かれることが多くあります。

リリースのタイトルも、日本の場合は「・・・を販売」「・・・を強化」「・・・契約を締結」というような“体言止め”を多く使いますが、海外のリリースでは、文章の形式のタイトルが使われます。例えば、~New type “AAA Product”~のように新商品名を入れただけのものより、会社名を入れて、~ABC Company Launches a New type “AAA Product”~のほうが文章の中身がわかりやすくなり、読み手の注意を引きます。

国内向けのプレスリリースを単純に和文英訳すると、海外向けのリリースとしては少し違和感のある場合がありますので、注意が必要です。

海外向けのプレスリリース2「海外配信原稿作成時の注意事項」

海外向けのプレスリリース配信サービスは、語数400までが基本料金、以降100語追加毎に超過料金がかかる仕組みになっています。原稿の前には「TOKYO, Dec. 1/KYODO JBN/–」といったクレジットが必ず挿入され、これも語数カウントの対象となります。

社名や担当者名などのContactも必須の情報です。現地の報道機関から問い合わせが来る可能性がありますので、それに対応する準備も必要です。配信の際、特殊文字や機械依存文字は文字化けの可能性があるため使用できません。

写真の掲載については、配信エリアによって現地の広報通信社のサイトに写真を貼り付けるサービス(有料)がありますが、お客様の自社サイトに貼り付けてリンクさせるのと変わりありませんので、そちらの方法をお勧めします。詳しくはお問い合わせ下さい。(つづく)

海外向けのプレスリリース3「海外配信の手順」

海外配信の場合は国内配信と異なり、弊社宛にお送りいただいた英文リリースを、共同通信JBN(共同通信社の海外配信担当部署)の担当者が内容をチェックします。共同通信の編集方針に基づいた文法のチェックやヘッドラインの設定、禁則文字の処理、フォーマットの確認等を行ないます。中国等漢字圏への配信を含む場合は、固有名詞の中国語表記についてもこの時点で確認します。チェックした原稿は会員企業・団体のご担当者の確認を経て、アジアネットのオペレーションセンター(シドニー AAP通信社内)を経由し、各国の広報通信社に送稿します。

現地の通信社は必要に応じてリリースの英文を現地語に翻訳し、各国の新聞・雑誌・テレビ・ラジオ、機関投資家・格付け機関、オンラインデータベースなどに配信します。アジアネットなど各広報通信社のウェブサイトにも掲載されます。配信完了後、確認のためのプルーフコピーをお送りします(地域事情によって若干遅れる場合があります)。詳しくはお問い合わせください。

海外向けのプレスリリース4「海外配信回線の選択」

共同通信PRワイヤーは共同通信グループの提携先であるASIANETや米国PR Newswire社などを通じて全世界にプレスリリースの配信を行っています。お客様が配信先を選定しやすいように、国やジャンルごとに設定した配信回線や、複数の国・ジャンルを束ねてコストパフォーマンスを高めたパッケージ回線をご用意しています。

中国本土に配信したい場合は「中国シングルカントリー」、ヘルスケア関連の情報をアジア域内に配信したい場合はアジア「メディカル・ヘルスケア」、欧州の主要国に配信したい場合は「西ヨーロッパ・北欧マーケット」など、リリースの内容に応じて回線を選択していただくと、日本にいながら海外の適切なメディアへ効率よくアプローチすることが可能です。

海外配信は回線数が多いため選択に悩むこともあると思いますが、「ワールドワイドに配信したい」「自社が事業展開している国に配信したい」など具体的にご相談いただければ最適な組み合わせをご提案します。

配信回線は、メンバー(会員)サイト、パートナー(販社)サイトのトップメニューから「サーキット照会」→「海外サーキット」でご覧いただけます。また、配信先(メディアリスト)をご覧になりたい場合は各サーキットの「参照」からダウンロードすることが可能です。共同通信PRワイヤーは、共同通信グループの強力な海外ネットワークを通じて、皆さまの情報発信をお手伝いしています。

海外向けのプレスリリース5「どのようなところに配信されるのか=米国の例」

最終回となる今回は、主に米国におけるメディアへの配信事情についてご紹介します。

PRワイヤーの海外配信サービスは、共同通信をはじめとするアジアの主要通信社から構成されるプレスリリース配信コンソーシアム「アジアネット」、米国の大手リリース配信会社ニューズワイヤー社(PRN)のネットワークなどを通じ、お客様のプレスリリースを全世界に配信しています。PRN社の米国ネットワークには大手新聞社、通信社、専門メディアを中心に3万人を超えるジャーナリストが登録。企業や団体の情報発信ツールとして定着しているとともに、ジャーナリストの情報収集ツールとしても幅広く活用されています。

日本よりも国土が広大であることや記者クラブ制度など取材方法が異なることから、PRNのネットワークはジャーナリストの取材インフラとなっています。また、PRNを通じて配信されるリリースはヤフー・ファイナンス、ロイター、フォーブスなどビジネス系のオンライン媒体にも掲載されますので非常に高いSEO効果を生み出しています。

共同通信PRワイヤーの海外配信サービスを活用されているお客様は、従来から海外展開をされている大手企業が多かったのですが、最近では市場を海外に求める中堅企業の方々からご利用いただくケースが増えています。海外への情報発信には共同通信PRワイヤーの海外配信サービスをぜひご利用ください。

活用方法

オリジナルサーキットを活用しよう!

PRワイヤーの配信システムではテーマや産業、地域別に分類した約80の国内配信サーキットをご用意しています。また、これに加えて会員の方が独自にお持ちのメーリングリストやFAX番号を最大2,000件まで登録しておくことができます。リストは必要に応じてグループ化することが可能で、プレスリリース配信時に各サーキットと併用してご利用いただけます。

活用方法

配信サーキットの詳細指定を活用しよう!

PRワイヤーの配信システムではテーマや産業、地域別に分類した約80の国内配信サーキットをご用意しています。リリース入稿時に特段の指定がない場合はサーキットに登録されている全てのメディアにリリースが配信されます。リリース内容や自社によるメディアへのコンタクト状況に応じて配信するメディアを個別に設定することもできます。ぜひご活用ください。

活用方法

「ニュースレター」による情報発信

「マスコミに定期的に情報を発信したいのだが、頻繁に新しい情報が出てくるわけでもないし…」とお困りの広報担当者の方々もいらっしゃると思います。そのような時は「ニュースレター」という形式の情報発信をお考えになってはいかがでしょうか?

「ニュースレター」とは、「速報性」よりも「資料性」にポイント置いた報道用資料です。記者や編集者に「後で特集記事を書くのに役立ちそうだ」「基礎資料やデータとしても使えそうだ」などと思ってもらえれば成功です。今までマスコミとのコンタクトがなかった企業や団体が事前にベーシックな情報を提供し、後々の情報発信のための“広報的地ならし”をするツールとしても使われます。

例えば、福岡県唐津市様の「唐津んもんだより」(http://prw.kyodonews.jp/open/kaiinjoho.do?c=H100234)は、観光情報・特産品情報をはじめ、イベントやお祭りなど地域情報が写真やイラスト、図表などをまじえて詳しく紹介されています。そのほか会員様の地方自治体では静岡県様などもニュースレターを有効に活用されています。



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